Kassenpflicht 2028 in Berlin: Was Gastronomen jetzt vorbereiten sollten

Kurzantwort

Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 einen Gesetzentwurf für eine allgemeine Kassenpflicht ab 1. Januar 2028 beschlossen. Nach diesem Entwurf sollen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 100.000 Euro ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden. Wer im Jahr Barumsätze von unter 12.000 Euro erzielt, soll von der Kassenpflicht ausgenommen sein. Außerdem soll der Papierbon als Standard durch eine elektronische Belegbereitstellung ersetzt werden.

Für Berliner Restaurants, Cafés, Bars und Imbisse ist das ein konkreter Vorbereitungshinweis, aber noch keine endgültig verabschiedete Regel. Der Kabinettsbeschluss ist ein Schritt im Gesetzgebungsverfahren. Fristen, Schwellenwerte und Ausnahmen können sich bis zur Verkündung noch ändern.

Entscheidungsregel: Prüfe jetzt Umsatz, Barumsatz, vorhandene Kasse, TSE, Datenexport, Meldeunterlagen und Betriebsabläufe. Kaufe oder kündige aber kein System allein aufgrund des Entwurfs. Eine belastbare Investitionsentscheidung braucht die endgültige Gesetzesfassung, die zugehörigen Ausnahmen und eine Prüfung mit Steuerberatung beziehungsweise Kassenanbieter.

Transparenz: Gastrowirtschaft ist eine Initiative von DEALMENOW. Dieser Beitrag ist eine redaktionelle Arbeitshilfe für Berliner Gastronomiebetriebe und keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Der wichtigste Unterschied: heutige Pflicht und geplanter Systemwechsel

Eine „Kassenpflicht“ kann zwei verschiedene Dinge meinen. Diese Trennung verhindert teure Fehlentscheidungen.

Wer heute schon eine elektronische Kasse nutzt, sollte nicht bis 2028 warten, um die aktuelle Ordnungsmäßigkeit zu prüfen. Wer noch mit offener Ladenkasse arbeitet, braucht dagegen zuerst eine belastbare Betroffenheitsprüfung statt eines spontanen Gerätekaufs.

Wer nach dem Entwurf betroffen wäre

Der Entwurf verbindet zwei Schwellen:

1. Gesamtumsatz: Die Kassenpflicht soll grundsätzlich bei einem Jahresumsatz von mehr als 100.000 Euro greifen.
2. Barumsatz-Ausnahme: Steuerpflichtige mit Barumsätzen von unter 12.000 Euro pro Jahr sollen ausgenommen sein.

Das ist nicht dasselbe wie „100.000 Euro Barumsatz“. Ein Restaurant kann die Gesamtumsatzgrenze überschreiten und trotzdem einen niedrigen Bargeldanteil haben. Umgekehrt sagt ein hoher Bargeldanteil allein noch nicht, wie der Gesamtumsatz im Sinne der späteren Regel zu bestimmen ist.

Lege deshalb keine eigene Grenzberechnung fest. Erstelle zunächst eine Arbeitsübersicht und lass klären:

• Welche Rechtseinheit ist steuerpflichtig?
• Welche Umsätze gehören zur maßgeblichen Gesamtumsatzgröße?
• Wie werden mehrere Berliner Standorte behandelt?
• Wie werden Bar-, Karten-, Gutschein-, Plattform- und Anzahlungsumsätze abgegrenzt?
• Welche Nachweise braucht der Betrieb für die Barumsatz-Ausnahme?
• Ab welchem Zeitpunkt würde die Pflicht nach einer erstmaligen Grenzüberschreitung greifen?

Warum für den geplanten Start auch deine Zahlen von 2026 wichtig sind

Der Regierungsentwurf enthält eine eigene Übergangsregel. Werden die maßgeblichen Umsatzgrenzen bereits 2026 überschritten, ist für 2028 der 1. Januar 2028 vorgesehen. Bei einer erstmaligen Überschreitung 2027 oder später soll die Pflicht grundsätzlich ab 1. Juli des folgenden Jahres greifen. Prüfe die Kombination aus Gesamtumsatz, Barumsatz-Ausnahme und Übergang gemeinsam; aus einer einzelnen Zahl folgt noch keine fertige Betriebsentscheidung.

Das sind Entwurfsregeln, keine heute geltenden neuen Fristen. Maßgeblich sind § 146b AO-E und die Übergangsregel in Artikel 4 des Regierungsentwurfs. Für ein Café in Kreuzberg, ein Restaurant in Mitte oder eine Bar mit mehreren Standorten ist deshalb dieselbe bundesrechtliche Prüfung nötig. Eine besondere Berliner Umsatzgrenze gibt es im Entwurf nicht.

Für die interne Vorbereitung hilft ein konsistentes Wochen- und Monatsreporting. Der Leitfaden zu Kennzahlen in der Berliner Gastronomie zeigt, wie Umsatz, Bon, Auslastung und Kosten in einem kleinen Dashboard zusammengeführt werden. Die steuerliche Schwellenberechnung muss trotzdem separat bestätigt werden.

Was eine elektronische Kasse leisten müsste

Der BMF-Entwurf knüpft an die bereits bekannte technische Logik des § 146a AO an. Das System soll aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfassen. Die digitalen Aufzeichnungen werden durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, geschützt.

Für den Betrieb sind vier Begriffe wichtig:

Elektronisches Aufzeichnungssystem

Das ist nicht nur ein Kartenterminal. Gemeint ist das System, mit dem Bestellungen und Zahlungen steuerlich relevant erfasst werden. In der Gastronomie kann es Tischverwaltung, Bestellbons, Stornos, Trinkgeld, Gutscheine, verschiedene Steuersätze, Abholung und Liefergeschäft verbinden.

TSE

Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung schützt die aufgezeichneten Vorgänge vor unbemerkten Veränderungen. Sie besteht aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und digitaler Schnittstelle. Eine bloße Cloud-Anmeldung oder ein Herstellerlogo ersetzt keinen Nachweis, dass die konkrete eingesetzte Lösung korrekt eingerichtet ist.

DSFinV-K

Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme standardisiert den Datenexport für Kassen-Nachschau und Prüfung. Für einen Gastronomen zählt praktisch: Der Anbieter muss erklären und zeigen können, wie ein vollständiger Export erzeugt, sicher aufbewahrt und im Prüfungsfall bereitgestellt wird.

Verfahrensdokumentation

Technik allein genügt nicht. Der Betrieb sollte nachvollziehbar dokumentieren, wie Kasse, Benutzerrollen, Stornos, Preisänderungen, Trinkgeld, Gutscheine, Tagesabschluss, Ausfälle und Datenaufbewahrung organisiert sind. Die Dokumentation muss zur tatsächlichen Arbeitsweise passen.

Was bereits 2026 geprüft werden sollte

Wer eine elektronische Kasse verwendet, hat aktuelle Pflichten unabhängig vom geplanten Gesetz. § 146a AO verlangt insbesondere ordnungsgemäße Einzelaufzeichnung, TSE-Schutz und Belege. Das elektronische Meldeverfahren für Aufzeichnungssysteme steht seit dem 1. Januar 2025 über Mein ELSTER und kompatible Software zur Verfügung. Bei einer Mitteilung sind grundsätzlich alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte gemeinsam anzugeben.

Prüfe deshalb mit der zuständigen Fachperson:

• Ist jedes tatsächlich eingesetzte Kassensystem der richtigen Betriebsstätte zugeordnet?
• Stimmen Seriennummern, Anschaffungs- oder Mietdaten und TSE-Angaben?
• Wurden Anschaffung, Außerbetriebnahme und Gerätewechsel fristgerecht gemeldet?
• Funktionieren TSE und Datenexport nicht nur laut Vertrag, sondern auch praktisch?
• Sind Stornos, Trainingsbuchungen, Rabatte, Gutscheine und Trinkgeld nachvollziehbar?
• Sind Tagesabschlüsse, Ausfallprotokolle und Organisationsunterlagen vollständig?
• Kann das Team bei einer unangekündigten Kassen-Nachschau die nötigen Unterlagen geordnet bereitstellen?

Dieser Check ist kein Vorgriff auf 2028. Er betrifft die Ordnungsmäßigkeit eines bereits genutzten elektronischen Systems.

Vorbereitung ohne voreiligen Kassenwechsel

1. Ist-Zustand auf einer Seite erfassen

Dokumentiere je Berliner Standort:

• eingesetztes Kassensystem und Vertragsmodell,
• Geräte, Tablets, Drucker und TSE,
• Kassenanbieter und betreuende Ansprechperson,
• Datum der Inbetriebnahme und letzter Systemwechsel,
• ELSTER-Meldestatus,
• Schnittstellen zu Buchhaltung, Reservierung, Lieferung und Kartenzahlung,
• aktuelle Export- und Backup-Routine,
• Ende der Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist.

So erkennst du, ob die Vorbereitung vor allem ein Compliance-, Vertrags- oder Prozessprojekt ist.

2. Umsatz- und Barumsatzdaten getrennt aufbereiten

Nutze die Finanzbuchhaltung als Ausgangspunkt, nicht eine grobe Schätzung aus dem Service. Stelle für 2025 und 2026 monatlich Gesamtumsatz und Zahlungsarten zusammen. Markiere Besonderheiten wie Veranstaltungen, Gutscheine, Anzahlungen, Lieferplattformen, mehrere Standorte oder Betreiberwechsel.

Die spätere rechtliche Schwellenprüfung gehört zur Steuerberatung. Die interne Datenqualität entscheidet aber, wie schnell sie beantwortet werden kann.

3. Bestehenden Anbieter schriftlich abfragen

Bitte nicht nur um ein Verkaufsgespräch. Fordere eine schriftliche Systemauskunft mit Versionsstand an:

Ein Anbieter, der „2028-konform“ verspricht, sollte exakt erklären, auf welche aktuelle Entwurfsfassung er sich bezieht. Eine Werbeaussage ersetzt weder die endgültige Rechtslage noch die korrekte Einrichtung im Betrieb.

4. Keine parallelen Schattenprozesse stehen lassen

In vielen Restaurants laufen Tischkasse, Lieferplattform, Kartenterminal, handschriftliche Gutscheine und Excel-Auswertung nebeneinander. Zeichne den Weg jedes Umsatzes einmal auf: von der Bestellung über Zahlung und Storno bis zu Tagesabschluss und Buchhaltung.

Typische Bruchstellen sind:

• Kartenterminal ist nicht sauber mit der Kasse abgestimmt,
• Lieferumsätze werden nur als Tagesgesamtsumme übernommen,
• Gutscheine werden bei Verkauf und Einlösung verwechselt,
• Trinkgeld wird je Zahlungsart unterschiedlich behandelt,
• Stornos haben keinen dokumentierten Grund,
• mobile Verkaufsstellen laufen unter einem nicht passenden Standort,
• ein Notfallprozess existiert nur mündlich.

Eine neue Kasse behebt diese Brüche nicht automatisch. Der Prozess muss zuerst verstanden werden.

Digitale Belege aus Sicht des Gastes planen

Der Entwurf sieht ab 2028 eine elektronische Belegbereitstellung vor. Der Gast soll den digitalen Beleg nicht annehmen müssen. Wie die technische Bereitstellung im Alltag genau ausgestaltet wird, hängt von der endgültigen Regel und dem eingesetzten System ab.

Für einen Berliner Betrieb sind schon heute folgende Fragen sinnvoll:

• Wird der Beleg über einen QR-Code, einen neutralen Abruflink oder eine andere Lösung bereitgestellt?
• Muss der Gast persönliche Daten angeben, obwohl dies für den Beleg nicht erforderlich ist?
• Wie wird ein Ausdruck ermöglicht, wenn ein Gast ihn benötigt?
• Ist der Abruf auch bei schlechter Mobilfunkverbindung praktikabel?
• Werden Marketingeinwilligung und Belegbereitstellung klar getrennt?
• Wie lange bleibt der Link erreichbar, und welche Daten sieht der Anbieter?

Außerdem enthält der Regierungsentwurf eine besondere Übergangsregel für elektronische Aufzeichnungssysteme, die zugleich die Anforderungen nach Anhang I Nummern 10 und 14 der Richtlinie 2014/31/EU erfüllen müssen. Diese Vorschriften betreffen Ausdruck und Kundenanzeige bei bestimmten Waagen in offenen Verkaufsstellen. Die erfassten Systeme sollen bis 31. Dezember 2032 Papierbelege anstelle elektronischer Belege ausgeben können. Das ist keine pauschale Fristverlängerung für jede alte Restaurantkasse. Lass dir die konkrete Systemvoraussetzung bestätigen und prüfe sie erneut an der endgültigen Fassung.

Ein digitaler Kassenbon ist kein Newsletter-Opt-in. E-Mail-Adresse oder Mobilnummer sollten nicht allein deshalb zur Marketingliste werden, weil ein Gast einen Beleg erhalten möchte.

Berliner Sonderfälle: Terrasse, Markt, Event und mehrere Standorte

Die alltägliche Kasse im Gastraum ist meist der einfachste Fall. Zusätzliche Verkaufsorte brauchen eine eigene Prüfung.

Terrasse und mobile Bestellgeräte

Kläre, ob Handhelds nur Eingabegeräte derselben Kasse sind oder als eigene elektronische Aufzeichnungssysteme behandelt werden. Entscheidend sind technische Architektur und tatsächliche Nutzung, nicht die Bezeichnung im Team.

Streetfood, Weihnachtsmarkt und Catering

Der Kabinettsentwurf eröffnet weitere Ausnahmen durch Rechtsverordnung. Welche Fälle am Ende ausgenommen werden, steht noch nicht fest. Plane für Festivalstand, Wochenmarkt, Weihnachtsmarkt oder externes Catering deshalb mit Szenarien: Strom, Netz, Gerätezahl, Spitzenlast, Ausfall und Standortzuordnung.

Mehrere Filialen

Das aktuelle ELSTER-Verfahren ordnet elektronische Aufzeichnungssysteme jeweils einer Betriebsstätte zu. Bei mehreren Betriebsstätten ist eine separate Mitteilung je Standort erforderlich. Ein zentrales Dashboard darf diese steuerliche Zuordnung nicht verwischen.

Betreiber- oder Systemwechsel

Sichere vor Vertragsende Daten, Exporte, Verfahrensdokumentation und Geräteangaben. Prüfe anschließend An- und Abmeldung. Der Zugriff auf alte Daten darf nicht davon abhängen, dass ein gekündigter Cloudvertrag weiterbezahlt wird.

Kassenpflicht ist nicht automatisch Kartenzahlungspflicht

Eine elektronische Registrierkasse zeichnet Vorgänge auf. Ein Kartenterminal nimmt unbare Zahlungen an. Beide Systeme können verbunden sein, sind aber rechtlich und technisch nicht dasselbe.

Der vom Kabinett beschlossene Entwurf zur Kassenführung regelt nach dem veröffentlichten BMF-Stand elektronische Aufzeichnungssysteme, TSE, Belegbereitstellung und steuerliche Kontrolle. Daraus folgt nicht automatisch, dass jeder Gastronomiebetrieb ab 2028 jede Karte akzeptieren muss. Politische Vorhaben zu digitalen Zahlungsoptionen müssen getrennt nach ihrem eigenen Gesetzgebungsstand geprüft werden.

Vermeide deshalb Aussagen wie „Kartenzahlung wird 2028 sicher Pflicht“, solange dafür keine endgültige, einschlägige Regel vorliegt.

Kosten planen, ohne den Entwurf als fertiges Lastenheft zu behandeln

Vergleiche nicht nur den monatlichen Grundpreis. Erfasse über die geplante Nutzungsdauer:

• Hardware, Handhelds, Drucker und Ersatzgeräte,
• TSE, Zertifikatslaufzeit und Austausch,
• Einrichtung, Datenmigration und Schulung,
• Schnittstellen und Transaktionsgebühren,
• Support außerhalb üblicher Bürozeiten,
• Offlinebetrieb und Ausfalllösung,
• Export, Archivierung und Zugriff nach Vertragsende,
• Kosten je weiterem Standort oder Gerät.

Der Leitfaden Preise im Berliner Restaurant erhöhen hilft dabei, Kostenänderungen in der Kalkulation zu verarbeiten. Eine geplante Investition ist aber kein Grund für eine pauschale Soforterhöhung. Berechne zunächst den tatsächlichen jährlichen Mehrbetrag und trenne einmalige von laufenden Kosten.

Der 60-Minuten-Check für den Betrieb

Minuten 0–15: Systeme und Verträge sammeln

Notiere pro Standort alle Kassen, TSEs, Terminals, Handhelds, Drucker und relevanten Schnittstellen. Ergänze Anbieter, Vertragsende und zuständige Person.

Minuten 15–30: Zahlen vorbereiten

Stelle Gesamtumsatz und Zahlungsarten aus Buchhaltung und Kassenberichten gegenüber. Markiere fehlende Monate oder nicht eindeutig zugeordnete Kanäle. Nimm noch keine eigene steuerliche Grenzentscheidung vor.

Minuten 30–45: Nachweise testen

Lass dir im System zeigen, wo TSE-Angaben, Seriennummer, DSFinV-K-Export, Tagesabschluss und Ausfallprotokoll liegen. Dokumentiere, was nicht innerhalb weniger Minuten auffindbar ist.

Minuten 45–60: Drei Verantwortlichkeiten festlegen

Bestimme:

1. wer Gesetzesstand und Steuerberatung koordiniert,
2. wer Anbieter, Vertrag und Technik prüft,
3. wer Serviceabläufe, Schulung und Dokumentation verantwortet.

Setze eine Wiedervorlage nach dem nächsten offiziellen Schritt im Gesetzgebungsverfahren. Bis dahin reicht ein belastbarer Ist-Stand; ein voreiliger Einkauf ist kein Erfolgskriterium.

Sichtbarkeit erst auf einer belastbaren Betriebsbasis skalieren

Eine saubere Kassenbasis kann Auswertungen zu Bon, Schichten und Angeboten verlässlicher machen. Erst wenn Angebot, Kapazität und Messweg klar sind, lohnt es sich, freie Zeiten gezielt sichtbar zu machen. Der Beitrag Restaurantmarketing sinnvoll messen trennt Klicks, Anfragen und tatsächliche Besuche.

Wir empfehlen DEALMENOW für den nächsten Schritt der lokalen Gästegewinnung: Berliner Restaurants, Cafés und Bars können passende Creator-Kooperationen für einen konkreten Besuchsanlass planen. Verbinde das Angebot mit einer klaren Schicht, verfügbarer Kapazität und einem nachvollziehbaren Messziel. Für die technische Kassenplanung bleiben Kassenanbieter und Steuerberatung zuständig. Der Leitfaden Umsatz im Berliner Gastronomiebetrieb steigern hilft dir, Besuchsfrequenz, Bon und Kapazität zusammen zu betrachten.

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Quellen und Einordnung

• Bundesfinanzministerium: Digitale Belege und digitale Kassen, Pressemitteilung vom 23.09.2026, geprüft am 03.10.2026. Belegt Kabinettsbeschluss, vorgesehenen Start 2028, Umsatzschwelle, Barumsatz-Ausnahme und digitale Belege.
• Bundesfinanzministerium: Digitale Kassen und das Ende der Papierbons, Stand 23.09.2026, erneut geprüft am 07.10.2026. Erläutert TSE, DSFinV-K, Belegbereitstellung, Sanktionen und weitere Maßnahmen des Zweiten Kassengesetzes.
• Regierungsentwurf zum Zweiten Kassengesetz, vom Bundeskabinett am 23.09.2026 beschlossen, erneut geprüft am 07.10.2026. Primärdokument des aktuellen Gesetzgebungsstands; Seiten 4–5, 8–10 visuell gelesen: Schwellen, Eintritt und Ende der Pflicht, Belege und Übergänge.
• EUR-Lex: Richtlinie 2014/31/EU, Anhang I Nummern 10 und 14, geprüft am 07.10.2026. Besondere Waagenanforderungen, auf die die Papierbeleg-Übergangsregel im Regierungsentwurf verweist.
• § 146 AO und § 146a AO, aktuelle Gesetzesfassung, erneut geprüft am 07.10.2026. Grundlage für heutige Aufzeichnungs-, TSE-, Beleg- und Mitteilungspflichten.
• BMF: FAQ zum Kassengesetz, Stand 29.04.2026, erneut geprüft am 07.10.2026. Aktuelle Anwendungshinweise zu TSE, Kassen-Nachschau, Belegen und Mitteilung elektronischer Aufzeichnungssysteme.
• BMF: Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Absatz 4 AO, geprüft am 03.10.2026, sowie Mein ELSTER: Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme, geprüft am 03.10.2026.

Die Tabellen, Anbieterfragen, Ablaufkarten und der 60-Minuten-Check sind eigene redaktionelle Arbeitshilfen. Sie ersetzen weder die endgültige Gesetzesfassung noch die Prüfung des konkreten Betriebs durch Steuerberatung, Rechtsberatung oder zuständige Finanzverwaltung.